Libro “Organízate con eficacia"

La productividad personal se ha vuelto fundamental en la vida de las personas exitosas.Nuestro tiempo es limitado y qué mejor que saber administrar este activo tan valioso. Muchas personas siguen pensando que es casi imposible hacer muchas tareas, pero este método nos ayudará a que eso sea posible.

 El autor nos cuenta que con este método podemos soportar altos grados de presión, ya que el objetivo aquí es saber organizarte en el día,perono estresarse con muchas cosas y sin saber con qué empezar. Este método se abrevia con las siglas“GTD: Gettingthing donde” y tiene 5 pasos, que los explica mediante el siguiente ejemplo: si un día tienes que preparar una sala de juntas para unos socios, primero detecta las cosas que no están en su lugar (capturar), después fíjate en las cosas que sobran y las que faltan (clarificar), enseguida pon todas las herramientas necesarias para que se lleve a cabo esa reunión y deshazte de las que no sirven (organizar), después revisa que tengas todos los documentos y las presentaciones para poder explicarlas y analizarlas teniendo en cuenta qué es lo que expresarás (reflexionar) y por último atiende la reunión (actuar).

 Este es uno de los métodos más efectivos si quieres estar bien organizado.El problema es que las personas utilizan sus cerebros como agendas y métodos de organización, si se les ocurre una nueva idea la mantienen ahí esperando que el mismo lo recuerde en el momento exacto para poder hacerlo, sin embargo, está comprobado que usar nuestro cerebro como lista o agenda limita nuestro potencial a la hora de concentrarnos ya que nuestra mente no esta diseñada estrictamente para ser un recordatorio, sino para generar ideas.

Los 5 pasos del método para organizarte con eficacia son:

1)Capturar:

Lo más recomendable es anotar todo lo que pase por tu mente en una agenda, libreta, … Es decir,hay que extraer lo que hay en nuestra mente, ya que si no lo hacemos seremos menos efectivos.

 2) Clarificar:

Una vez que tenemos recopilados todos nuestros asuntos y pendientes pasaremos a hacer las siguientes preguntas:¿qué significa este asunto que está en mi bandeja de entrada?, ¿requiere de alguna acción concreta?, ¿cuál es la siguiente acción?

Para esto usaremos el siguiente esquema: Asunto ->¿Qué es? ¿requiere acción?

3) Organizar:

El autor no aconseja tener siete bandejas de entrada distintas:

-Bandeja 1: Lista de algún día/tal vez: pondrás todas las cosas que quieres hacer en un futuro, pero que no son prioridad ahora.

- Bandeja 2: Lista de material de referencia: pondrás todas aquellas referencias importantes para poder consultarlas en el futuro.

- Bandeja 3: Lista en espera: asuntos que tenemos y que debemos estar siguiendo la pista.

- Bandeja 4: El calendario de acciones: irán acciones programadas para un día y hora en específico.

- Bandeja 5: Lista de acciones siguientes:anotarás las acciones que realizarás en cuanto puedas (llamadas, recados, pendientes, etc.).

- Bandeja 6: Proyectos.

- Bandeja 7: Lista de verificación o Checklist: nos servirá para guiar algún proceso (por ejemplo: las cosas que necesitaremos para un próximo viaje, lista de la compra para el supermercado, …).

4) Reflexionar:

Actualizaremos y revisaremos que todo esté en orden.Es importante que al final de la semana revises y reflexiones si te está ayudando, las cosas que puedes desechar o lo que tienes que agregar. Te servirá para seguir siendo efectivo y eficiente.

 5) Actuar:

Tienes que revisar estos cuatro aspectos:

1. Contexto: verás qué herramientas no encuentras para poder realizar una tarea.
2. Tiempo disponible:verás si tienes tiempo de hacer una actividad y harás la actividad que se adapte mejor al tiempo disponible.
3. Energía disponible:la energía que dispones, porque no te pondrás por ejemplo a hacer un entrenamiento de pesas a las once de la noche cuando estás ya casi a punto de dormir, ya que no rendirías al máximo.
4. Prioridad: si tienes por ejemplo un examen muy importante al día siguiente, ese día no te pondrás a jugar a videojuegos todo el día.

Recuerda: no existe la falta de tiempo, existe la falta de interés, porque cuando la gente realmente quiere la madrugada se vuelve día, el martes se vuelve sábado y un momento se vuelve una oportunidad.

Yo también he estado antes en el lugar que estás tu ahora. Cuando empecé con mi sueño de montar mi propia Clínica Médica y era el Director Ejecutivo, no sabía cómo cumplir con mis responsabilidades en el trabajo y estar a la vez presente en casa con mi familia. Sin embargo, después de hacer cambios en mi productividad, establecimiento de objetivos y liderazgo, pude llevar a mi empresa hacia adelante superando una recesión económica en la que estaba inmerso el país y obtener resultados positivos; y todo ello mientras llegaba a casa a tiempo para cenar con mi familia cada noche.

Ahora enseño los mismos principios que ayudaron a mi liderazgo, junto a mi equipo, aquí en CIME Academy.

Si quieres conocer más acerca de nuestra propuesta de formación en medicina estética te animamos a que te pongas en contacto con nosotros. Resolveremos tus dudas y te asesoraremos en lo que necesites.

Dr. Manuel Rubio Sánchez

Médico Estético