Libro: “Tráguese ese sapo”

Seamos realistas: no hay tiempo suficiente para hacer todo lo que figura en nuestra lista de cosas pendientes. La gente que tiene éxito sabe que es imposible hacerlo todo, pero también sabe algo muy importante: sabe cómo priorizar las tareas a fin de completar cada día las más importantes.

Según un viejo dicho “si la primera cosa que tienes que hacer cada mañana es tragarte un sapo, entonces te queda la satisfacción de saber que eso es probablemente lo peor que harás en todo el día”.

En este libro de Bryan Tracy enseña a administrar el tiempo, cambiando tu modo de pensar, de trabajar y de encarar el rio interminable de responsabilidades que te desborda cada día. 

21 estrategias para tomar decisiones rápidas y mejorar la eficacia profesional

Estrategia 1: Pon la mesa

Déjate de vaguedades, piensa sobre el papel. Las personas que tienen objetivos escritos logran 5 o 10 veces más que la gente que no lo hace. Estas son las pautas:

1. Decide exactamente qué quieres hacer
2. Escríbelo
3. Establece una fecha tope para tu objetivo
4. Haz una lista de todo lo que piensas que vas a tener que hacer para lograr ese objetivo
5. Organiza la lista como un plan
6. Actúa inmediatamente conforme al plan
7. Decide hacer cada día algo que te acerque a tu objetivo principal

Estrategia 2: Planifica cada día con antelación

Planificando lograrás obtener el mayor beneficio posible de tu inversión de energías. Planificar el día no consume más de 10 o 12 minutos, pero esta pequeña inversión de tiempo te ahorrará por lo menos 2 horas de tiempo perdido y esfuerzo impreciso durante el día.

Estrategia 3: Aplica a todo la regla del 80/20

Esta regla dice que el 20% de tus actividades valen el 80% de tus resultados, por tanto, uno solo de los asuntos de tu lista de tareas puede valer más que el conjunto de los otros nueve asuntos. Esta tarea es siempre “el sapo” que debes tragar primero.

Estrategia 4: Estudia las consecuencias

Cuanto más claras sean tus intenciones futuras mayor influencia tendrás, la claridad en lo que haces en la actualidad si una tarea o actividad tiene grandes consecuencias positivas, potenciales, conviértela en una prioridad y empieza de inmediato con ella. Si algo puede tener grandes consecuencias potenciales negativas si no lo haces pronto y bien también debe convertirse en prioridad.

Estrategia 5: Práctica continuamente el método ABCDE

Es una técnica para establecer prioridades, funciona de la siguiente manera: empieza con la lista de lo que tienes que hacer al día siguiente, piensa sobre el papel y después escribe una A, B, C, D, E delante de cada asunto de la lista antes de empezar con la primera tarea.

1. Un asunto A será algo muy importante que debes hacer o en caso contrario afrontaras graves consecuencias.
2. Un asunto B es una tarea que deberías hacer, pero las consecuencias de no hacerlo son leves.
3. Un asunto C es algo que sería agradable hacer, pero sus consecuencias son inexistentes.
4. Un asunto D es algo que puedes delegar.
5. Un asunto E es algo que puedes eliminar sin que eso importe en lo más mínimo.

Estrategia 6: Céntrate en áreas clave de resultados

Es algo que debes lograr si quieres tener éxito en tu trabajo. Es un área de tareas de la cual tú eres completamente responsable, por ejemplo, las áreas clave de resultados en administración son: planificación, organización, equipo, delegación, supervisión, medición, informes. Tienes que identificar cuales son las áreas clave de resultados, haz una lista de tus responsabilidades y asegúrate de que las personas que trabajan contigo, incluyendo jefes y subordinados, están de acuerdo con ello.

Estrategia 7: Obedece la ley de la eficiencia obligada

"Nunca hay tiempo suficiente para hacer todo, pero siempre hay tiempo suficiente para hacer lo más importante”. Esto significa que nunca te pondrás al día, lo único que puedes esperar es estar al día en tus responsabilidades más importantes, las otras sencillamente tienen que esperar. Plantéate regularmente tres preguntas para mantenerte centrado en terminar tus tareas más importantes conforme a lo que has programado: ¿Cuáles son mis actividades de mayor valor?, ¿Qué puedo hacer yo que solo puedo hacerlo yo y que si lo hago bien producirá una verdadera diferencia?  Y ¿Cuál es hoy el uso más valioso de mi tiempo?.

Cuanto más precisas sean las respuestas a estas preguntas más fácil te resultará establecer prioridades claras, superar el retraso de decisiones y empezar las actividades que implican el uso más valioso de tu tiempo.

Estrategia 8: Prepárate concienzudamente antes de empezar

Una de las grandes técnicas para evitar el retraso en las decisiones y hacer las cosas más rápido es bien sencilla: tenerlo todo preparado antes de empezar. Empieza por despejar tu escritorio o lugar de trabajo para enfrentarte a una única tarea, deja de lado todo lo demás, si es necesario deja en el suelo o en otra mesa de trabajo todo lo que no tenga que ver con la tarea a la que te vas a enfrentar, reúne toda la información y materiales de trabajo que vas a necesitar, tenlos a mano para poder utilizarlos sin tener que levantarte o moverte mucho. Cuando tengas todo listo prepárate tú, siéntate erguido y asume el lenguaje corporal del alto rendimiento, entonces di a ti mismo manos a la obra y hazte cargo del primer asunto y una vez hayas comenzado continúa hasta terminar.

Estrategia 9: Haz tus deberes

Una de las principales razones por las que la gente retrasa trabajos y decisiones es la sensación de ineptitud, de sentir que uno no está preparado para cometer algo o que le falta confianza en un área clave de la tarea, Pedro era un gran trabajador y era bien considerado, en su compañía era considerado eficiente, responsable y gozaba de la confianza de sus compañeros de la oficina. Recientemente Pedro había sido ascendido a jefe de área y eso implicaba tener que reunirse periódicamente con el Consejo Directivo de la compañía, eso era muy ventajoso para Pedro ya que tendría la oportunidad de presentar un proyecto para mejorar el sistema de trabajo de su área y obtener mejores resultados, además este proyecto implicaría un horario de trabajo más favorable para los empleados de su área. Pedro veía clara la oportunidad de hacer la propuesta, pero había algo que le detenía e impedía que la presentase, Pedro tenia poca experiencia realizando presentaciones y no se sentía confiado para hablar en público y proponer unos cambios importantes a sus jefes, además tenía escasos conocimientos informáticos y no se veía capaz de hacer una presentación convincente usando diapositivas de ordenador. Así que Pedro acudió a la ayuda de su amigo Fabio, quien después de escuchar su problema, le dijo lo siguiente: “si no te ves capaz, ¡capacítate!, porque no aprendes,si no lo haces es porque no quieres”. Al principio Pedro no quedó muy contento con el consejo de su amigo, pero pronto comprendió que tenía razón y Pedro decidió acudir a clases para hablar en público y practicando comenzó a ganar en confianza y a mejorar como comunicador y también aprendió a hacer presentaciones power point y se dio cuenta de que no era tan difícil, sólo había que ponerse a ello. En muy poco tiempo Pedro hizo su propuesta ante el consejo de dirección de la compañía y logró unas mejoras que beneficiaron tanto a jefes como empleados. Pedro había comprendido lo que su amigo Fabio le quería decir “la única limitación era la que él mismo había implantado en su cabeza”.

Estrategia 10: Refuerza tus talentos especiales

Haz balance de tus capacidades únicas ¿qué haces especialmente bien, para qué eres bueno?, ¿qué haces con facilidad y bien, y que a otras personas les resulta difícil?, debes dirigir tus mejores energías y capacidades a esas tareas clave donde puede producir un aporte significativo.

Estrategia 11: Identifica tus obstáculos clave

Pregúntate ¿que es lo que te retiene o impide que tragues los sapos? que verdaderamente pueden marcar la diferencia, ¿qué es lo que frena la velocidad con que logras tus objetivos?, ¿Por qué no has logrado tus objetivos aún?, independientemente de lo que tengas que hacer siempre hay un factor que limita y determina lo rápido y bien que conseguirás hacerlo, tu trabajo es estudiar la tarea e identificar en ella el factor limitante u obstáculo, cuando lo identifiques dirige tus energías a aligerarlo o eliminarlo.

Estrategia 12: Pon un ladrillo después de otro

Aprovecha el momento, selecciona un objetivo, tarea o proyecto personal y en el acto da un paso para realizarlo. Si decides que a partir de mañana vas a ir al gimnasio con regularidad, escribe tu objetivo y a continuación prepara la bolsa con lo que llevarás mañana, luego pon la alarma de tu reloj para que te avise del momento en el que tendrás que moverte para salir de casa e ir al gimnasio. Hazlo y tendrás muchas más posibilidades de conseguir lo que te propones. Si el objetivo conlleva una serie de tareas haz una lista con ellas y trata de hacer una después de otra como si fueran ladrillos.

Estrategia 13: Presiónate a ti mismo

Imagínate que acabas de recibir un mensaje urgente y que mañana tienes que marcharte de la ciudad durante un mes ¿qué tendrías que terminar inevitablemente antes de hacerlo? Sea lo que sea empieza inevitablemente por ello.

Estrategia 14: Optimiza tus poderes personales

La productividad por lo general empieza a decaer después de 8 o 9 horas de trabajo, cuanto más cansado estás peor trabajas y más errores cometes. Cuida tu tiempo de descanso y tu alimentación, porque eso afectará a tu productividad.

Estrategia 15: Motívate para la acción

Controla tus pensamientos, recuerda que te conviertes en aquello que piensas la mayor parte del tiempo, asegúrate de pensar y hablar acerca de las cosas que quieres y no acerca de las cosas que no quieres, piensa positivamente, y asume toda tu responsabilidad por todo lo que te sucede.

Estrategia 16: Práctica la postergación creativa

Pon atención porque esta es una de las técnicas más eficaces entre todas las de rendimiento personal, la diferencia entre alto rendimiento y rendimiento pobre está determinada en gran medida por lo que eliges postergar, como de todos modos debes postergar algo decide postergar encargar a otros, delegar y eliminar aquellas actividades que no contribuyen mucho a tu vida.

Estrategia 17: Haz primero la tarea más difícil

Empezar en primer lugar por la mañana con la tarea mayor y más importante es lo contrario de lo que hace la mayoría de la gente. Esta disciplina elimina el hábito de postergar aquello que es valioso, con lo que te convertirás en amo de tu futuro.

Estrategia 18: Divide la tarea

¿Como te comerías un elefante? Posiblemente pienses en enorme tarea de cazarlo, quitar la piel, deshuesarlo o vaciarlo, cocinarlo y luego hincarle el diente; pero ¿no hay otra forma de comérselo? Si la hay, si cambiamos de enfoque, tal vez lo hayas adivinado: comértelo en trocitos pequeños. Mira el elefante como un gran trabajo a realizar, luego córtalo en trocitos, pequeños cada uno de esos trocitos es una pequeña tarea que realizarás individualmente y así acometiendo una pequeña tarea a la vez llegarás a completar un trabajo que visto de forma global parece fuera de nuestro alcance.

Estrategia 19: Crea lapsos amplios de tiempo

Dedica un tiempo para cada cosa y haz cada cosa a su tiempo. Muchas personas altamente productivas organizan su trabajo en torno al cumplimento de tareas clave una por una, a esas tareas les asignan huecos de tiempos específicos. Esto hace que sean entre dos y cinco veces más productivas que la persona promedio una agenda divida en días, horas y minutos, organizada con antelación puede ser una de las herramientas personales de productividad más poderosas.

Estrategia 20: Desarrolla un sentido de urgencia

Existen un sorprendente estado de la mente en el que entramos cuando trabajamos en tareas de alto valor y en un nivel de actividad alto y continuo, se llama “estado de flujo”. Cuando estamos en este estado funcionamos en un plano más alto de claridad, creatividad y competencia. Una de las maneras de desencadenarlo es desarrollando un sentido de urgencia, un impulso y deseo interior es determinar bien el trabajo y de hacerlo pronto, cuando el sentido de urgencia está arraigado desarrolla un inclinación hacia la acción, emprende acciones en lugar de hablar continuamente de lo que tienes que hacer, céntrate en pasos específicos y prepárate para darlos inmediatamente el ritmo rápido parece ir de la mano con los grandes éxitos, desarrollar este ritmo exige que empieces a moverte y continúes moviéndote sin pausa.

 Estrategia 21: Concéntrate resueltamente en lo que estás haciendo

Una vez que has decidido cual es tu tarea número 1 cualquier otra cosa que hagas es una relativa pérdida de tiempo. Cuando más te disciplines para trabajar sin interrupciones en una sola tarea, más avanzarás en la curva de eficiencia y terminarás más trabajo de calidad en menos tiempo.

Los principios analizados en este libro funcionan para producir mejoras predecibles en rendimiento y resultados. Cuanto más rápido aprendas y apliques te sentirás más poderoso y productivo, no habrá limites en lo que puedas lograr una vez hayas aprendido a tragarte ese sapo.

Yo también he estado antes en el lugar que estás tu ahora. Cuando empecé con mi sueño de montar mi propia Clínica Médica y era el Director Ejecutivo, no sabía cómo cumplir con mis responsabilidades en el trabajo y estar a la vez presente en casa con mi familia. Sin embargo, después de hacer cambios en mi productividad, establecimiento de objetivos y liderazgo, pude llevar a mi empresa hacia adelante superando una recesión económica en la que estaba inmerso el país y obtener resultados positivos; y todo ello mientras llegaba a casa a tiempo para cenar con mi familia cada noche.

Ahora enseño los mismos principios que ayudaron a mi liderazgo, junto a mi equipo, aquí en CIME Academy.

Si quieres conocer más acerca de nuestra propuesta de formación en medicina estética te animamos a que te pongas en contacto con nosotros. Resolveremos tus dudas y te asesoraremos en lo que necesites.

Dr. Manuel Rubio Sánchez

Médico Estético